ในการออกแบบเก้าอี้สำนักงานนั้น จุดที่สำคัญที่สุดคือการออกแบบเก้าอี้สำนักงานให้ ใช้งานได้เหมาะสม มีความทนทาน และนั่งได้สบาย นอกจากนี้การออกแบบยังรวมไปถึง ความสวยงาม ดีไซน์ น้ำหนัก และรูปทรงอีกด้วย การออกแบบเก้าอี้สำนักงานตามการใช้งานตัวอย่างเช่น เก้าอี้สำนักงานมักจะออกแบบให้พนักพิงเอียงไม่ได้หรือเอียงได้น้อย เพื่อให้ตัวของผู้ใช้งานห่างจากโต๊ะทำงานได้ไม่มาก แตกต่างจากเก้าอี้สำหรับพักผ่อนเช่นในห้องนั่งเล่น มักจะออกแบบให้เอียงพนักพิงได้มาก

สำหรับในการออกแบบเก้าอี้สำนักงานให้นั่งสบายนั้น เก้าอี้สำนักงานจะถูกออกแบบให้เหมาะสมกับรูปร่างของผู้ใช้งานทั่วไป โดยเบาะนั่งต้องไม่สูงหรือไม่ต่ำไป ซึ่งถ้าเก้าอี้สำนักงานสูงไป จะทำให้ขาลอยแล้วนั่งไม่สบาย ในขณะเดียวกันถ้าเบาะนั่งต่ำไปจะทำให้น้ำหนักไปลงที่กระดูกก้นกบมากขึ้น ส่วนในด้านพนักพิงนั้น นอกเหนือจากความสวยงาม พนักพิงยังออกแบบมาเพื่อให้รองรับน้ำหนักจากแผ่นหลังและไหล่ เพื่อลดน้ำหนักที่จะกดลงไปบริเวณที่นั่งได้

สมัยโบราณตามบ้านคนไทยมิ ได้มีเก้าอี้ใช้กัน เนื่องจากวัฒนธรรมดั้งเดิมของเราคือการนั่งและนอนบนพื้น แม้แต่การรับประทานอาหาร ก็ตั้งสำรับกับข้าวนั่งล้อมวงกันบนพื้นบ้าน ดังนั้นเครื่องเรือนของคนไทยสมัยก่อนจึงมีเพียงเสื่อ พรม และหมอนอิง เป็นอาทิ คนไทยเราน่าจะได้รับเอาเครื่องเรือนชนิดนี้มาจากชาวจีน เพราะคำว่า “เก้าอี้สำนักงาน” ไม่ใช่คำไทยแท้ แต่เป็นคำในภาษาจีนแต้จิ๋ว หมายถึง ม้านั่ง ส่วนสำเนียงจีนกลางออกเสียงว่า “เก้าอี่สำนักงาน” เกาแปลว่าสูง อี่แปลว่าที่นั่ง รวมความคือ ที่นั่งสูง จึงเป็นไปได้ว่าคำ “เก้าอี้สำนักงาน” ที่ไทยใช้ น่าจะเป็นคำเพี้ยนเสียงมาจาก เกาอี่ ของสำเนียงจีนกลาง หรือทับศัพท์สำเนียงแต้จิ๋ว เก้าอี้สำนักงาน ก็ได้